Que es SMILE

SMILE (Strategic Management Information & Learning Environment) es una herramienta de Business Intelligence que ofrece, de modo integrado, todas las funcionalidades requeridas para implantar, desplegar y mantener el proceso de gestión estratégica en la organización mediante la gestión y control del rendimiento corporativo, potenciando el proceso de toma de decisiones.

El objetivo de SMILE es ayudar a medir, comunicar y gestionar mejor el rendimiento empresarial a nivel táctico, operativo y estratégico. Mediante SMILE podremos definir una serie de indicadores interconectados al rendimiento y obtener, de esta manera, una visión instantánea de cómo está funcionando nuestra compañía con respecto a las metas.

SMILE soporta múltiples metodologías de gestión, tales como: Cuadro de Mando Integral, Gestión por Procesos, modelo EFQM, Sistemas de Calidad / Medio Ambiente / Prevención, Dirección por Objetivos, etc.

SMILE es un repositorio único de información orientado a la toma de decisiones y el análisis, que permite eliminar la existencia de distintos criterios para la obtención de la información. Esta información puede obtenerse desde distintas fuentes. Por tanto las ventajas que nos ofreces son:

• Evitar perdidas de tiempo dedicado a la generación del dato, restando recursos al análisis de los mismos y a la generación de información muy valiosa para la toma de decisiones.

• Evitar tareas manuales y repetitivas de recursos muy valiosos, con el riesgo de saturación del personal que ello conlleva y los posibles errores "humanos".

• Información independiente de las personas. Evitar la falta de información en caso de que alguna persona no se encuentre presente: bajas, vacaciones, enfermedades, etc.

• Riesgo de pérdida de información, problemas de confidencialidad, error en el destinatario, etc.

Así mismo, es una herramienta que permite trabajar de manera automática, extrayendo la información relativa a indicadores e informes de gestión directamente de los sistemas de información existentes. Reduce el tiempo y esfuerzo dedicado por parte del personal en la manipulación de datos para el reporting de indicadores y la creación de informes para la dirección.

Planificación Estratégica

En el entorno económico actual, extremadamente exigente, resulta imprescindible disponer de un Plan Estratégico que contemple las actuaciones a medio y largo plazo, junto con otro Plan Operacional a corto plazo, ambos debidamente desplegados dentro de la organización.

La Estrategia establece el vínculo entre la organización y el medio que la rodea. Esta estrategia puede ser desarrollada de una forma explícita, a través de un proceso de planificación, o implícita debido a la interacción de las actividades de las áreas funcionales.

El énfasis dado a la Planificación estratégica por parte de las empresas más avanzadas y competitivas, refleja el hecho de que son mayores los beneficios de realizar una planificación estratégica explícita que implícita, ya que asegura, al menos, que las políticas de los departamentos funcionales estén coordinadas y dirigidas hacia el mismo objetivo. Sea cual sea la forma en que se desarrolle la estrategia, ésta tiene como objetivo el conseguir ventajas competitivas que permitan a la empresa obtener una posición superior a la de sus competidores. Esta posición superior se traduce en alta rentabilidad, mayor cuota de mercado, mayor facturación, etc.

Una vez que la organización ha definido su Plan Estratégico, debe establecer los mecanismos que aseguren que los diferentes planes e iniciativas se implantan y alcanzan los resultados esperados.

El éxito de las organizaciones pasa por llevar a cabo un seguimiento de los logros alcanzados, tanto en relación con los propios objetivos como con la evolución de los de la competencia. La definición de la Estrategia, materializada en líneas estratégicas y objetivos estratégicos, requiere su despliegue por medio de indicadores, metas e iniciativas, hasta llegar el alineamiento económico y personal. Es lo que reconoce como Balanced Scorecard, o Cuadro de Mando Integral.

Balanced Scorecard (Cuadro de Mando Integral)

Una vez que la organización ha definido su Plan Estratégico, debe establecer los mecanismos que aseguren que los diferentes planes e iniciativas se implantan y alcanzan los resultados esperados.

Para ello, la Dirección debe disponer de un completo conjunto de mediciones que permitan la revisión de los resultados de las diferentes actividades de la organización. Pero lo que es más importante, la Dirección debe ser capaz de desplegar la Estrategia en forma de planes operacionales y acciones concretas, así como de medir resultados, tanto clave como de menor rango, y compararlos con objetivos concretos a corto, medio y largo plazo. Es decir, la estrategia deberá medirse a través de indicadores o mediciones a las que se asignen objetivos derivados de la propia estrategia. Este concepto es conocido como Balanced ScoreCard (BSC), o Cuadro de Mando Integral (CMI).

Gestión de múltiples Cuadros de Mando (Objetivos Estratégicos y Operacionales)

Smile permite la creación de tantos cuadros de mando como sea necesario para desplegar la estrategia definida en toda la Organización.

Ejemplo de despligue:

Creación de Mapas Estratégicos

SMILE posibilita la creación de múltiples Mapas Estratégicos para un despliegue efectivo de la Estrategia a todos los niveles de la Organización.

Desde cualquier mapa estratégico se puede ver el estado actual en que se encuentra cada objetivo estratégico, que se obtiene en base a a los indicadores asociados a cada objetivo.

Smile incorpora un potente editor para la creación de mapas estratégicos pudiendo definir:

• Creación de perspectivas

• Múltiples formas de objetos

• Relaciones causa-efecto

• Links a otros mapas

• Vinculación de objetos del mapa

• Mapas interactivos mediante menús contextuales

• Etc

Gestión de Indicadores

Smile es una herramienta de gestión avanzada de indicadores, que posibilita la interconexión de los mismos a cada uno de los elementos de gestión ya citados. Smile permite la creación y gestión de múltiples indicadores y niveles para su posterior monitorización en el tiempo.

Gestión de Planes de Acción

Smile permite la creación y gestión de planes de acción o iniciativas estratégicas asociadas a un objetivo estratégico o indicador. Estos planes se descomponen en tareas, pudiendo asignar para cada una de ellas: responsables, fechas, documentación, etc. Se puede seguir la evolución de cada tarea a nivel particular, así como la evolución a nivel global del plan de acción.

Gestión de Procesos

Un Proceso podemos definirlo como un conjunto de actividades interrelacionadas entre sí, que transforman una "entrada", formada por materiales, servicios e información, en una "salida" que contendrá productos, servicios e información más elaborados y que dará valor añadido al cliente, tanto interno como externo.

Los procesos se descomponen en subprocesos de distinto nivel hasta llegar a las actividades demandadas.

Para la ejecución de las actividades que componen los procesos se requiere la utilización de recursos, cuyo volumen depende del diseño del proceso, de los requisitos impuestos por la normativa que los regulen, así como de la cantidad de entradas realizadas que tenga.

Los procesos tienen una serie de elementos claves:

• Alcance: qué actividades contiene el proceso, que normalmente se extienden más allá de los límites tradicionales de un departamento o sección, para extenderse a actividades de dos o más de ellos (procesos transversales)

• Objetivo: qué es lo que se pretende conseguir del proceso en términos de resultados. Para ello debemos establecer unos indicadores que midan la calidad del proceso en términos de defectos y tiempo de ejecución (tiempo ciclo) y de eficiencia, o sea, de recursos consumidos.

• Propietario: persona responsable de conseguir los objetivos del proceso. El propietario será aquel mando de la organización cuyas responsabilidades están más relacionadas con las actividades del proceso.

• Subprocesos y actividades: un proceso se descompone en subprocesos, y éstos, a su vez, en actividades.

• Documentación relacionada: la propia documentación del proceso y toda aquella relacionada con el mismo.

• Recursos: recursos consumidos o carga de trabajo.

• Indicadores: evalúan el grado en el que el proceso alcanza sus objetivos.

Smile permite mapear todos los procesos que conforman la cadena de valor de la Organización, pudiendo medir el rendimiento de los mismos mediante la vinculación de cada proceso con los indicadores necesarios para su seguimiento. Para ello, SMILE es capaz de:

- Gestionar procesos, pudiendo definir múltiples niveles de procesos y subprocesos.

- Crear flujogramas interrelacionados e interactivos con los indicadores en cada una de sus fases.

- Posibilidad de asociar objetivos de mejora a cualquier proceso para poder monitorizar los mismos a través de indicadores.

- Cálculo automático del estado de un proceso en base a indicadores definidos o bien al estado de los subprocesos asociados.

- Mapa de procesos de 1er Nivel -

- Detalle del proceso de Formación: Flujograma interaccionando con indicadores de rendimiento del proceso -

- Cuadro de Indicadores de Proceso -

Gestión del Rendimiento Corporativo

La definición de Gestión del Rendimiento Corporativo (CPM − Corporate Performance Management) tiene múltiples acepciones. En Estrategia y Dirección se entiende como el "conjunto de procesos, metodologías, aplicaciones y tecnologías involucradas en la monitorización, gestión y dirección del desempeño a lo largo y ancho de toda la Organización". Esto implica la necesidad de combinar múltiples metodologías de gestión de manera que la suma de todas ellas reflejen fielmente el estado en el que se encuentra una organización, en el pasado, en el presente, y lo que es más importante, en el futuro.

Herramientas como Lean Manufacturing, Planificación Estratégica, Cuadro de Mando Integral (Balanced Scorecard), Gestión por Procesos, Modelo Europeo de Excelencia (EFQM Model), etc., implican poner en marcha toda la maquinaria para poder realizar un correcto seguimiento de cada una de ellas. Si dicho seguimiento se normaliza y sistematiza, el resultado final es tener disponible una visión del negocio que abarca todos los ámbitos de actuación en los que se está trabajando.

Uno de los objetivos de la Gestión del Rendimiento Corporativo es alinear los recursos y ajustar la estrategia de cualquier organización a las acciones individuales, hasta llegar el alineamiento económico y personal.

Datawarehousing (almacén de datos)

Una de las principales funcionalidades de Smile que lo hacen una herramienta óptima de Business Intelligence es la capacidad de disponer de múltiples informes de soporte a la toma de decisiones.

En la mayoría de empresas, se observa que las necesidades de obtención de informes de gestión que ayuden a la Dirección en su toma de decisiones, adicionalmente al Cuadro de Mando Integral, no están bien cubiertas por los sistemas de gestión (ERP´s estándar, sistemas propietarios, BD´s relacionales, etc.), siendo la información de gestión en estos sistemas tratada de forma poco automatizada, con un elevado coste de preparación y con tiempos de respuesta superior al requerido. Todo esto se debe a que:

• Existen, típicamente, diversas bases de datos con datos aislados en sistemas de gestión disgregados por la Organización

• La información es difícilmente extraíble de dichos sistemas dada la complejidad y estructura de la base de datos

• La utilización de consultas de análisis complejas contra los sistemas de gestión no resulta operativa dado el elevado coste de proceso que conlleva su cálculo, interfiriendo en las operaciones diarias del sistema

• Típicamente, no se dispone de contenido histórico extenso para realizar análisis temporales de la información

• Estos sistemas no disponen de herramientas con la suficiente funcionalidad de elaboración y análisis de informes de gestión.

La arquitectura de la plataforma SMILE se ha desarrollado con tecnología Microsoft sobre el gestor de base de datos SQL Server y los servicios OLAP (Analysis Services) y de Transformación de Datos (DTS / Integration Services).

Ventajas